Einen Eigenbeleg als Ersatzbeleg erstellen

Eigenbeleg

Verwenden Sie die Eigenbeleg Vorlage, um mit dieser Ihren eigenen Beleg anfertigen zu können. Der eigenbeleg im Word-Dokument ist bereits fertig formuliert & muss nur noch ausgefüllt werden. Unsere Vorlage dürfen Sie sowohl handschriftlich als auch am Computer ausfüllen.

Sie besitzen keinen Originalbeleg mehr oder haben keinerlei Rechnung gekriegt? Keine Panik! Machen Sie Ihre Rechnungsführung mithilfe unserer gratis Vorlage wieder vollständig.

Sehen Sie im Folgenden wie Sie einen eigenen Beleg erstellen.

Den Eigenbeleg per Vorlage erstellen

In der Buchhaltung zählt die feste Konvention „Keine Buchung ohne Beleg“. Sofern eine Quittung über eine Ausgabe nicht mehr auffindbar, unnütz oder aber einfach nicht vorhanden ist, darf der Eigenbeleg selber erstellt werden. Es muss sich hierbei ausnahmslos um eine betriebliche Ausgabe handeln, damit ihre Aufwendung von den Steuerbehörden auch akzeptiert wird.

Elementar bei dem eigens erstellten Quittungsbeleg ist die Auflistung aller relevanten Angaben über die Aufwendung, so wie jene üblicherweise auch auf dem Originalbeleg aufgelistet wären. Der Ersatzbeleg sollte infolgedessen nachzuvollziehen sowie von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem selbst erstellten Beleg sind daher immer der vollständige Name sowie die Adresse des Zahlungsempfängers, die Art von Aufwendung, der Gesamtbetrag, der exakte Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs, das Datum als auch die Signatur des Zahlenden aufzuführen.

Hierbei sollte der Eigenbeleg stets eine Ausnahme bleiben. Zu viele & zu oft ausgestellte Eigenbelege wirken bei einer Steuerprüfung meistens nicht glaubwürdig.

Mit dem Ersatzbeleg Steuerzahlungen einsparen

Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Rechnungsnachweis und ist die nachträgliche Beschaffung der Nebenbelege oder einer Kopie der Quittung nicht denkbar oder zu mühsig, so darf ein Geschäftsmann oder sein Beschäftigter den Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem platziert dieser die nötigsten Angaben zum Geschäftlichen Vorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in der Buchführung als Grundstock für die Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Ausgaben sollten natürlicherweise geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Mehrwertsteuer darf ein Unternehmer keinesfalls als Vorsteuer abziehen, falls dieser seinen Geschäftsvorfall lediglich mit einem Eigenbeleg nachweist. Jedoch zählt demzufolge auch der komplette Bruttobetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Fällen, in denen ihr Eigenbeleg den Originalbeleg ablösen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von Ersatzbelegen gar keine Alternativlösung gibt, etwa im Falle von Privatentnahmen oder -Einlagen von Kapital oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen und Muster unterstützen beim Erstellen von Eigenbelegen. Ebenso bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Zweck an, welches auch gratis bereit steht.

Eigenbelege für geringe Ausgaben unbedenklich

Ersatzbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euro brutto seien generell unproblematisch, heißt es laut BVBC.

Dies gelte besonders für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt seien. Schließlich bestehe dadurch ein Bankauszug als Fremdbeleg. Komplizierter sind Bargeldzahlungen. Eigene Belege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, sofern er diese weiteren Belege hat.

Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Replika des Briefes die Ausgaben beweisen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin lediglich mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.

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