Mit einer Eigenbeleg Vorlage Steuern sparen

Eigenbeleg Vorlage

Unter Zuhilfenahme der kostenlosen Eigenbeleg Vorlage werden Sie zügig Ihren eigenen Nachweis erstellen. Das Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Format ist schon fertig formuliert und muss nur noch ausgefüllt werden. Die Vorlage dürfen Sie sowohl klassisch per Hand als auch am PC ausfüllen.

Sie verfügen über keinen Originalnachweis mehr oder haben keinen Ausgabennachweis gekriegt? Keine Sorge! Machen Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit unserer kostenfreien Vorlage erneut vollständig.

Los gehts.

Wie Sie eine Eigenbeleg Vorlage ausfüllen sollten

Im Steuergebiet gilt der Lehrsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Wenn eine Originalquittung über eine Betriebsausgabe nicht mehr auffindbar, unbrauchbar oder aber schlichtweg nicht vorhanden ist, kann der Ersatzbeleg selber erstellt werden. Der Anlass muss sich hierbei immer um eine Betriebsaufwendung handeln, damit ihre geschäftliche Aufwendung von den Finanzämtern auch akzeptiert wird.

Elementar bei dem eigens erstellten Ersatzbeleg ist die Aufführung sämtlicher relevanten Daten über die geschäftliche Aufwendung, so wie jene typischerweise auch auf dem Originalbeleg aufgeführt wären. Der Eigenbeleg muss aus diesem Grund nachvollziehbar und von der Ausgabenhöhe her glaubwürdig sein. Auf dem eigenen Beleg sind daher immerzu der Name sowie die Adresse des Zahlenden, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der exakte Grund für das Ausstellen des Ersatzbelegs, das Zahlungsdatum sowie die Unterzeichnung des Zahlenden aufzuführen.

Hierbei muss ein Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Unzählige & zu häufig ausgestellte Ersatzbelege sind bei einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.

Bei fehlenden Originalquittungen hilft der Ersatzbeleg

Besteht für eine geschäftliche Aufwendung kein Ausgabennachweis & ist eine nachträgliche Beschaffung der Nebenbelege oder einer Kopie der Rechnung nicht realisierbar oder zu mühsig, so darf ein Firmeninhaber oder auch sein Angestellter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf diesem platziert dieser die wichtigsten Infos zum Geschäftsvorfall.

Der Ersatzbeleg dient in ihrer Buchführung als Ausgangsebene für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenfreie Muster oder Vorlagen unterstützen das Erstellen dieser Eigenbelege. Die Kosten müssen selbstverständlich geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer kann der Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, falls er den Geschäftsvorfall alleinig mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Allerdings zählt demzufolge auch der gesamte Bruttobetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Fällen, in denen ein Ersatzbeleg den Originalnachweis ablösen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei welchen es zur Ausstellung von Ersatzbelegen gar keine Alternative gibt, bspw. bei Privatentnahmen und -Einzahlungen von Geld oder Gegenständen. Kostenlose Vorlagen und Muster unterstützen beim Erstellen von eigenen Belegen. Außerdem bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, das genauso gratis zur Verfügung steht.

Eigenbeleg nur für Kleinbeträge ausstellen

Eigenbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euroletten brutto sind im Prinzip unproblematisch, heißt es laut BVBC.

Dies gelte im Besonderen für Zahlungen, die über ein Bankkonto geführt wurden. Bekanntlich bestehe hierbei ein Bankauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, wenn dieser diese weiteren Belege besitzt.

Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Kopie des Briefes die Ausgaben bestätigen. Diverse Kleinbeträge lassen sich eh ausschließlich mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsmann nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.

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